Вы тратите больше времени и людей, чем это нужно для выполнения задач. Почему и как это исправить?
Конкуренция растёт, ожидаемый time to market всё короче, требования к качеству — всё строже. В таких условиях эффективное управление человеческими ресурсами — ключевой фактор успеха для любого IT-проекта и бизнеса в целом. Казалось бы, задача бизнеса — вовремя нанимать правильных людей. Но этого мало.
Многие компании сталкиваются с одной и той же проблемой: проект сжигает больше времени и сотрудников, чем это действительно необходимо. Хронический перерасход ресурсов, или «оверхед» — серьёзная угроза прибыли, сроков и морального климата в команде. Когда люди и время расходуются неэффективно, компания как минимум имеет дело с задержками и перерасходом бюджета. Если это заказная разработка — риском потерять клиента и испортить репутацию.
Неэффективное использование трудовых ресурсов может обходиться компаниям в 20-30 % лишних затрат от общего бюджета проекта — это миллионы рублей и бессчётные часы. Кроме того, постоянный перерасход приводит к выгоранию сотрудников и увеличению текучести кадров.
Бессистемное планирование ресурсов (или его отсутствие)
Увы, культура управления ресурсами — слабое место даже у крупных игроков рынка. В проектной работе часто нет системного учёта и анализа загрузки сотрудников, их квалификации и прогресса по задачам. Команды либо не фиксируют данные регулярно, либо делают это бессистемно и не структурировано. В итоге менеджеры не могут адекватно оценить реальное состояние ресурсов. Результат — перегрузки одних сотрудников, простаивание других, ползущие сроки и потребность дополнительного бюджета.
Как пофиксить?
1. Практики сбора и хранения данных:
- Регулярно фиксировать трудозатраты и загрузку — лучше понемногу каждый день, чем раз в полгода.
- Структурировать данные по трём ключевым осям: проект, сотрудник, задача. Это упрощает поиск и анализ.
- Внедрять единые правила сбора и обновления информации, назначать ответственных.
- Фиксировать устные договорённости и причины сбоев — это обогащает контекст.
2. Внедрение профессиональных инструментов.
Современные системы, например Teams.Select, автоматизируют сбор и обработку данных, показывают загрузку по проектам, помогают распределять ресурсы и формируют полезную базу знаний, предотвращая хождение по тем же граблям впоследствии.
Нехватка квалифицированных специалистов и дефицит ресурсов
Одна из самых распространённых причин перерасхода человеческих ресурсов — недостаток сотрудников нужной квалификации. Поиск, наём и адаптация — это время, деньги и усилия. Команда терпит задержки, а существующие сотрудники вынуждены брать на себя дополнительные обязанности — и конечно, устают, ошибаются и выгорают. Естественное следствие — повышенная текучесть кадров, приводящая к новым пробелам в ресурсах.
Как пофиксить?
1. Практики и подходы
- Вести долгосрочное планирование потребностей в кадрах с учётом текущего и будущего объёма проектов.
- Использовать программы обучения и систему наставничества, чтобы ускорять онбординг и расширять доступный скиллсет.
- Развивать культуру удержания сотрудников через мотивацию, вовлечённость и карьерный рост.
2. Инструменты
Автоматизированные системы ресурсного планирования помогают выявлять узкие места в загрузке и прогнозировать дефицит кадров заранее. Так вы сможете вовремя перестроить планы и интегрировать внешние ресурсы или переквалифицировать внутренние. Кроме того, некоторые системы позволяют фиксировать здесь данные о компетенциях, интересах и других индивидуальных особенностях работников.
Нечёткие или меняющиеся требования
Изменения требований на полпути — кошмар большинства ИТ-менеджеров и команд. Если команда работает на аутсорсе и выполняет заказ, клиент, увы, волен вносить изменения по ходу. Исполнитель вынужден быстро перераспределять людей, а работа, как правило, затягивается.
Внутренние продуктовые команды меняют требования к продукту, потому что не засинхронили видение до старта, недостаточно проработали концепцию или не договорились о приоритетах. Или всё вместе. В любом случае, ритм работы сбивается, команда демотивирована и теряет запал.
Как пофиксить?
1. Для аутсорс-команд:
- Чётко оговаривать с заказчиком рамки изменений в договоре и SLA, регламент внесения правок и ответственность за допработы.
- Всегда фиксировать требования и согласовывать изменения официально, ограждая команду от постоянных «сюрпризов».
- Общаться с заказчиком, не бояться объяснять последствия частых изменений и необходимость дисциплины с обеих сторон.
2. Для внутренних продуктовых команд:
- Уделять время и внимание проработке концепции и планированию на старте, вовлекать стейкхолдеров.
- Устанавливать приоритеты, использовать методики гибкого, но контролируемого управления изменениями (например, backlog grooming, sprint planning).
- Заботиться о мотивации и устойчивости команды, избегать «полицейских разворотов» в требованиях, чтобы не «сжечь» специалистов.
Плохие коммуникации и координация между участниками
Команда — не просто сумма хард скиллов, а сложный живой организм. Помимо профессиональных знаний важны внутренняя «химия», понимание личных особенностей и сработанность. Отсутствие чёткой координации и качественных коммуникаций грозит двойной работой, задержкам и опять же перерасходу ресурсов. Если непонятно, кто за что отвечает, нет чётких критериев готовности задачи (Definition of Ready) и её завершения (Definition of Done), сроки нереалистичны или сотрудники постоянно перегружены «под завязку» — команда быстро теряет эффективность и мотивацию.
Как пофиксить?
- Очертить зоны ответственности и роли. Каждый должен понимать свои задачи и границы.
- Ввести и обязательно соблюдать Definition of Ready и Definition of Done.
- Закладывать реалистичные сроки и разумно распределять нагрузку. Оставлять «воздух» на непредвиденные ситуации и человеческий фактор.
- Учитывать индивидуальные особенности членов команды, поддерживать здоровый вайб через регулярные встречи и тимбилдинги.
- Использовать инструменты коммуникации, управления ресурсами и задачами.
Параллельная работа и переключение между задачами (мультизадачность)
Многие всё ещё считают мультизадачность условием продуктивности — чем больше задач одновременно, тем эффективнее. Это миф. Наше внимание работает последовательно, и при переключении с одной задачи на другую мы ловим эффект «attention residue» — остаток внимания всё ещё остаётся на предыдущей задаче, снижая концентрацию и качество выполнения текущей. Так что на деле чем больше задач — тем ниже глубина проработки и хуже результат.
Как пофиксить?
- Планировать так, чтобы у сотрудников было время погружаться в работу последовательно, а не «прыгать» между проектами и тасками.
- Внедрять инструменты тайм-менеджмента и приоритизации. Например, timeboxing, pomodoro и Матрица Эйзенхауэра.
- Использовать таск-трекеры и другие системы, которые визуализируют загрузку и помогают не перегружать специалистов.
- Поощрять культуру сосредоточения на одной задаче — для этого многие компании позволяют сотрудникам использовать «фокусные слоты».
- Регулярно анализировать и оптимизировать распределение задач, минимизируя нужду постоянно переключаться.
Слабое управление рисками и неопределённостью
Мы — и наша работа — всегда находимся в условиях высокой неопределённости. Внешние обстоятельства меняются, появляются новые вызовы, планы корректируются. Полностью избавиться от неопределённости невозможно. Но задача руководителей и инженеров — снижать её любыми способами, повышая управляемость/прогнозируемость и сохраняя гибкость и готовность к адаптации.
Как пофиксить?
- Регулярно проводить анализ потенциальных рисков, сделав это частью стандартных процессов планирования и контроля.
- При планировании предусматривать возможность адаптации. Если изначально планировали выполнить задачу А, но появилась внеплановая горящая задача Б или изменились требования, быстро пересматриваем приоритеты и перераспределяем силы, а не цепляемся за старый план.
- Разрабатывать планы реагирования в нештатных сценариях, чтобы команды не теряли время на панические решения.
- Сохранять прозрачность и коммуникацию в команде, чтобы быстро вызвать экспертов, изменить стратегию или привлечь дополнительные ресурсы.
Что в итоге?
Перерасход человеческих ресурсов — одна из главных (и часто не замечаемых) проблем в IT-проектах. Он напрямую влияет на сроки, бюджет и климат в команде. Каждая из перечисленных выше причин «оверхеда» требует осознанного подхода и инструментальной поддержки.
Если вы хотите вывести управление человеческими ресурсами на новый уровень, сократить перерасход времени и сотрудников, повысить эффективность и мотивацию команды — начните с внедрения инструментов. Оставьте контакты. Покажем Teams.Select и расскажем, как пользоваться.
