Стратегии ресурсного планирования для больших проектов

Крупные проекты порой становятся испытанием даже для опытных менеджеров. И могут потребовать более эффективных стратегий планирования ресурсов. На менеджере проекта большая ответственность. Ему нужно не только управлять ходом всех работ, но и следить, чтобы все необходимые ресурсы использовались эффективно.

Масштабные проекты требуют более быстрых и эффективных стратегий планирования ресурсов. В этой статье мы обсудим лучшие практики ресурсного менеджмента, которые помогут довести большой проект до успешного финала и по дороге сохранить команду.

База. Что такое планирование ресурсов?

Планирование ресурсов — важный элемент управления всей компанией. Обычно под этим подразумевают стратегическое распределение ресурсов — людей, денег, оборудования, материалов и технологий — для достижения бизнес-целей. В компаниях, предоставляющих профессиональные услуги, планирование ресурсов главным образом связано с управлением человеческим потенциалом. При правильном подходе планирование ресурсов может стать ключевым фактором успеха проекта — большого или нет.

Есть несколько ключевых факторов, которые нужно учитывать при анализе ресурсов.

— Целевые показатели загрузки (aka «утилизация»)

Загрузка определяется как количество рабочего времени сотрудника, затраченного на работу, выраженное в процентах. Цели обычно устанавливаются индивидуально: у сотрудников уровня senior цели могут быть ниже из-за дополнительных управленческих обязанностей. Например, младший консультант может иметь целевую загрузку 90 %, а руководитель небольшой фирмы — 50 %. К слову, загружать сотрудника на 100 % — плохая идея. 

Ваши целевые показатели загрузки также могут зависеть от ниши, в которой вы работаете. Отслеживать соотношение реальной загрузки к целевой лучше с помощью специализированного ПО.

— Горизонт планирования ресурсов

Вам выбирать, какой временной отрезок взять за единицу планирования — неделю, месяц или какой-то кастомный отрезок времени. Еженедельное планирование наиболее популярно — так вы сможете контролировать ситуацию и оперативно реагировать на изменения. Даже если что-то пошло не так — за неделю не пустить весь проект под откос. И кроме того, это удобно мэтчить с традиционными спринтами.

При этом планирование, например, на неделю не существует в вакууме — оно увязано с тем, что команда запланировала на месяц, квартал или год. Таким образом, планирование — многоуровневая сущность.

— Прогнозируемый расход ресурсов

Чтобы оценить, выйдет ли проект за рамки бюджета, менеджеры могут рассчитать прогнозируемый расход ресурсов по формуле: «Отработано + Запланировано = Прогнозируемый расход». Это помогает своевременно корректировать ситуацию и обсуждать её с клиентами.

Почему планирование ресурсов важно для крупных проектов?

Планирование ресурсов — ключевой фактор успеха, особенно в масштабных проектах. Стратегии планирования позволяют руководителям проектов точно измерить нужные проекту ресурсы и принимать обоснованные решения по бюджету и распределению этих ресурсов.

Вот несколько задач, которые решает планирование ресурсов, тем самым помогая успешно реализовывать крупные проекты.

Отслеживание доступных ресурсов
Отслеживание доступности специалистов и их производительности позволяет скорректировать распределение ресурсов, если возникнет что-то непредвиденное. Вы сможете быстро понять, кого можно привлечь к задачам, или выявить, какая часть команды простаивает и требует больше работы.

Постоянный контроль прогресса
Мониторинг прогресса помогает вовремя выявлять узкие места и оптимизировать процессы.

Оптимизация затрат
Эффективное использование времени команды снижает риск простоя и расползания сроков/бюджета проекта. В конечном счёте это помогает увеличивать маржинальность, прибыль и другие хард-метрики.

Прослеживаемость
Наверняка вы были в ситуации, когда специалист, на которого вы рассчитывали, оказывался по уши загруженным на другом проекте — именно тогда, когда он нужен вам. Специальные решения для управления ресурсами позволяют проследить, кто и когда назначил сотрудника на конкретный проект.

Каких проблем можно избежать с помощью эффективного планирования ресурсов?

Мы обсудили преимущества ресурсного планирования. Теперь давайте посмотрим, каких проблем можно избежать, если уделять ему время.

— Конфликт ресурсов

Стратегическое планирование покажет, когда и где ресурсы задействованы. Вы предотвратите повторное бронирование одного и того же специалиста, задержки и перегрузку членов команды. Последняя, как известно, ведёт к усталости, выгоранию и потере ценного специалиста.

— Размытые зоны ответственности

Проджекты, которые используют специальный софт и соблюдают процедуру аллокации сотрудника, как правило, относятся к этому процессу более ответственно. Например, в календаре сотрудника в Teams.Select прекрасно видно, насколько загружен сотрудник сейчас и какие задачи ждут его впереди. Оценки тоже становятся точнее.

— Недооценка рисков

Планируя ресурсы осознанно, вы можете учесть больничные, отпуска, дей-оффы и задержки. Хорошая система управления ресурсами отобразит все эти непредвиденные (и предвиденные) события, которые могут спровоцировать ресурсные конфликты.

Стратегии планирования ресурсов для крупных проектов

Проджекты, работающие с крупными проектами, особенно нуждаются в эффективных стратегиях управления человеческими ресурсами. И когда мы говорим «крупные», то имеем в виду разные аспекты — и количество вовлечённых специалистов, и продолжительность работ, и объём продукта. На практике, как правило, все эти свойства встречаются в одном проекте, но не всегда и не обязательно.

Эти эффективные стратегии значительно более жизнеспособны, когда в распоряжении команды есть специальное ПО для управления ресурсами проекта.

Вот ключевые этапы планирования для крупного (да и не только) проекта:

— Определение необходимых ресурсов

К планированию можно приступить заранее, даже когда каких-то сотрудников ещё нет. Это называется «теневое планирование» — вместо реальных сотрудников в планах используют плейсхолдеры. Это позволяет заранее зафиксировать потребность во всех ресурсах, необходимых для большого проекта. Составляют детальный план деятельности, сроков и затрат, а впоследствии плейсхолдеры заменяют на реальных специалистов, аллоцированных на тот или иной пул задач.

Кроме штатных сотрудников, стоит рассмотреть внешние ресурсы. Консультантов или подрядчиков часто привлекают к крупным проектам — особенно если понятно, что их компетенции нужны на этом проекте, но вряд ли есть смысл держать их в штате.

— Расстановка приоритетов

При планировании крупных проектов важно отранжировать ресурсы по приоритету. Большинство специалистов подключается к проекту не одномоментно, а в своё время. Нужно заранее определить, кто потребуется первым, и выявить вероятные конфликты на предстоящих спринтах, скорректировать сроки старта тех или иных работ. Распределение ресурсов по приоритетам также помогает избежать непредвиденных пауз по ходу работ. Бывает так, что отсутствие того или иного специалиста в нужный момент может поставить «на холд» весь проект.

— Использование прошлых проектов как ориентира

В любой компании, которая начала работать не вчера, прошлые проекты могут стать ценным источником информации для планирования ресурсов. Прошлое остаётся одним из лучших индикаторов будущих проблем. Важно опираться на опыт и выявлять закономерности, чтобы предотвратить потенциальные сложности на новых проектах.

— Использование инструментов управления проектами

Можно менеджерить сравнительно небольшой проект, используя Google Spreadsheets и россыпь других точечных инструментов. Но таблицы — инструмент не слишком гибкий, а все инструменты для решения отдельных задач по менеджменту нужно синхронизировать и обновлять. Поступаясь к масштабному проекту, лучше рассмотреть специальное ПО для управления проектами и ресурсного менеджмента. Сегодня это практически мастхэв для крупных проектов.

— Выявление и оценка потенциальных пробелов

Оценка текущей производительности ресурсов — ключевая задача руководителей крупных проектов. Это можно сделать, отфильтровав ресурсы по критериям: роль, компетенции, местоположение. И это тоже легко сделать, если использовать специализированный софт. Затем, анализируя спрос и производительность, можно выявить избытки или дефициты в ресурсах.

— Планирование ресурсов для разных этапов проекта

Работа руководителя проекта во многом именно в том, чтобы найти нужных людей в нужное время. Просто только кажется. На деле нужно учесть необходимые навыки и уровень владения ими, прошлый опыт, а по-хорошему ещё и личные предпочтения и особенности характера сотрудника и множество других нюансов. Всех нужных специалистов требуется подключать к проекту в правильный момент — и управлять их загрузкой, аллоцируя их на разумный и посильный объём задач.

TL;DR

Хотите обсудить внедрение профессионального решения для планирования человеческих ресурсов в вашей компании? Напишите нам на office@teams.select.