Если вы проджект- или продакт-менеджер, и в вашей команде разработчики, дизайнеры, тестировщики — вам постоянно приходится решать, кто, когда и над чем будет работать. Думаете, это просто «распределение задач»? Это особый управленческий процесс — аллокация.
Как вы аллоцируете людей? Пользуетесь готовыми подходами к аллокации или импровизируете и делаете это скорее по наитию? Если до сего момента вы подходили к этому «творчески», этот текст для вас.
Разберём, что такое аллокация, вспомним, чем она отличается от утилизации, планирования и других процессов ресурсного менеджмента, а главное — посмотрим, какие модели аллокации подходят под разные проекты и задачи.
Аллокации и другие смежные процессы
Когда вы только начинаете разбираться с ресурсным планированием лайк э про — термины могут путать. Аллокация — часть большого процесса управления ресурсами, куда также входят:
Планирование ресурсов. Это долговременный прогноз: какие специалисты и навыки понадобятся нам через несколько месяцев или даже лет. Аллокация же отвечает на вопрос «кто и когда займётся конкретной задачей» уже в рамках текущих проектов — обычно в ближайшей перспективе.
Расписание ресурсов. Это про временные рамки: когда именно дизайнер начнёт рисовать макеты и когда их сдаст — если не сорвёт сроки 🥲 Аллокация определяет, что работать над макетами будет именно Беатрис Шклофски со своими опытом и ставкой, а не просто некий «дизайнер».
Планирование мощностей (capacity planning). Это объём доступных часов и возможностей команды в целом: хватит ли нам ресурсов, если нагрузка вырастет на 30 %. Аллокация мэтчит уже существующие ресурсы с актуальными задачами.
Утилизация ресурсов. Эта метрика показывает, какой процент рабочего времени сотрудника реально занят производительной работой. Аллокация — про назначение людей на проекты, а не про оценку их фактической загрузки.
Именная VS. ролевая аллокация
На практике аллоцируют и конкретную Беатрис, и обезличенного «дизайнера». И то, и другое — аллокация, но разные её типы применяются на разных этапах планирования.
Ролевая аллокация назначает на задачи не конкретного человека, а роль: например, «Senior Java-разработчик на 50 % загрузки» или «Фронтенд-разработчик на два спринта». Подход удобен, если вы не определились с сотрудниками или ищете кандидата — можно быстро оценить потребность и вписать её в бюджет без конкретных персон и точных рейтов.
Именная аллокация более точна: «С 1 по 21 мая дизайнер Беатрис Шклофски работает на проекте X 80 % времени». Учитываются реальные навыки, текущая загрузка, ставка и даже планы Беатрис на отпуск. Формат применяют, когда проект близок к старту или уже запущен.
Переход от роли к имени происходит так: сначала вы plan like a boss — закладываете роли в бюджет и дорожную карту, а ближе к началу работ или по ходу проекта меняете роли на конкретных людей с рейтами. Это позволяет сначала быстро спланировать, а потом контролировать затраты и избежать бюджетного оверхеда из-за перерасхода часов.
Модели по месту принятия решений
Распространённая классификация моделей аллокации — по уровню, на котором принимают решения. Кстати, это влияет на скорость, точность и гибкость распределения ресурсов. Ниже три базовых варианта — нисходящий, восходящий и гибридный — с достоинствами, ограничениями и короткими примерами.
Нисходящая аллокация (Top-down)
Как это? Ресурсы распределяет проектный офис или даже топ-менеджмент — то есть сверху вниз.
Уместно в больших компаниях с жёсткой иерархией и чёткими приоритетами в проектах.
➕ Быстрое утверждение — не нужно ждать согласований на уровне отделов. Единый подход для всех команд.
➖ Риск расхождения с реальными потребностями исполнителей, недогруз или перегруз отдельных специалистов. Меньше гибкости для локальных команд.
На практике это может выглядеть так: директор по внутреннему продукту аутсорс-компании выделил всем командам по 20 % времени на работу над R&D-проектами, несмотря на то, что у некоторых отделов горели сроки по клиентским задачам.
Восходящая аллокация
Как это? Отделы и тимлиды сами предлагают, сколько и кого им нужно, а потом согласуют это наверху.
Уместно в структурах с распределёнными командами или стартапах, где исполнители ближе к задачам и лучше понимают свои потребности.
➕ Более точное соответствие реальным потребностям. Мотивация команд через участие в планировании.
➖ Более долгий процесс согласования. Возможны конфликты ресурсов, если нет чёткого механизма приоритезации.
На практике это может выглядеть так: проджект подаёт заявку на трёх разработчиков для новой фичи, обосновав загрузку на 100 % сроком на 2 месяца. После согласования всех троих закрепляют за проектом.
Гибридная аллокация
Как это? Сочетает нисходящий и восходящий подходы: общие квоты устанавливает руководство, а команды делят их между собой, исходя из задач и потребностей.
Уместно в средних и крупных IT-компаниях, где нужен баланс между стратегией и гибкостью.
➕ Сочетает стратегическую выверенность и локальную точность. Снижает вероятность конфликтов ресурсов и дисбаланса загрузки.
➖ Требует продуманных процессов согласования. Может осложнить распределение ответственности за решения.
На практике это может выглядеть так: сверху выделили 5 дизайнеров на квартал, а внутри отдела тимлиды сами распределили их по трём проектам с учётом срочности и навыков специалистов.
Модели по гибкости
Модель аллокации также делят по степени гибкости. Вот два базовых варианта с примерами рисков и областей применения:
Фиксированная аллокация
Как это? Ресурсы распределяются в жёстко заданных объёмах и не меняются в течение оговорённого периода.
Уместно в проектах с предсказуемым объёмом работ и стабильными требованиями — например, поддержка или SLA-контракты.
Риски:
➖ «Пустые» часы при изменении приоритетов — бюджет сгорает, даже если задачи завершены досрочно.
➖ Перегрузка специалистов, если возникают непредвиденные задачи.
Переменная (адаптивная) аллокация
Как это? Объёмы ресурсов корректируют по ходу работы на основе актуальных потребностей и приоритетов.
Уместно в гибких проектах, R&D и стартапах, где приоритеты подвижны.
Риски:
➖ Необходимость постоянного мониторинга и быстрых согласований — без надёжного инструмента можно пропустить перераспределение и получить простой.
➖ Возможны «качели» в уровне загрузки: резкие перераспределения создают хаос и стресс для команды.
Резюмируя, можно сказать так: жёсткие квоты дают предсказуемость, но плохо реагируют на изменения, а адаптивная аллокация даёт гибкость, но скорее всего потребует больше контроля.
Чек-лист по выбору модели аллокации
Когда будете выбирать модель аллокации, попробуйте проверить ваш кейс по чек-листу ниже. Найдите подходящую на вашу ситуацию — и бинго! Если не видите свой сценарий или в целом испытываете сложности в построении процессов ресурсного планирования, напишите нам на office@teams. select — мы поможем с консультацией.
Приоритет портфеля
- Большие стратегические проекты → нисходящая или гибридная модель
- Локальные задачи низкого уровня → восходящая или ролевая
Дефицит навыков
- Ограниченный пул экспертов → фиксированная именная аллокация
- Можно быстро найти замену → переменная ролевая аллокация
Бюджет и ставки
- Жёсткий лимит расходов → ролевая на этапе планирования + именная перед стартом
- Допускаются колебания затрат → адаптивная гибридная модель
Волатильность спроса
- Частые изменения требований → переменная (адаптивная) аллокация
- Стабильные задачи и процессы → фиксированная или нисходящая
Сроки и масштаб
- Короткие сроки и небольшие проекты → восходящая + именная аллокация
- Долгосрочные инициативы → нисходящая + ролевая аллокация
Мини-гайд по процессу аллокации
Шаг 1. Заявка на роли
Тимлиды в начале планирования создают необходимые роли с описанием навыков и загрузки.
Шаг 2. Замена ролей на конкретные персоны
Перед началом спринта (или другого периода, который вы используете) замените роли на конкретных людей с учётом их текущей загрузки, отпусков и рейтов.
Шаг 3. Контроль доступности
Используйте сводный дашборд: отметьте вероятность конфликтов по времени или навыкам и сразу корректируйте аллокации.
Шаг 4. Пересмотр и адаптация
После окончания спринта собирайте ретроспективу по загрузке, выявляйте узкие места и при необходимости перераспределяйте ресурсы.
Шаг 5. Фидбэк и улучшения
Проводите опросы специалистов, выясняйте, были ли простои или переработки, донастраивайте процессы ролевой и именной аллокации для следующих итераций.
TL;DR
- Аллокация — назначение конкретных людей на задачи с учётом их навыков, ставок и доступности. Это ключевой тактический процесс планирования ресурсов.
- Ролевая аллокация помогает быстро обозначить потребности в скиллах и бюджет, а именная — фиксирует реальные затраты и минимизирует риски перерасхода.
- Модели по принципу принятия решений — нисходящая, восходящая, гибридная — отличаются по скорости согласований и соответствию реальным задачам. Выбор зависит от структуры компании и уровня автономии команд.
- По гибкости можно выбрать фиксированную аллокацию для проектов, где всё стабильно, или адаптивную для проектов, где прогнозировать сложнее. Жёсткие квоты дают предсказуемость, а гибкая схема — способность реагировать на изменения.
- Наш чек-лист и мини-гайд помогут подобрать подходящую модель и попробовать прогнать процесс. Если не нашли свой кейс или нужна помощь, пишите на office@teams. select.
