Основные термины ресурсного планирования и управления. Глоссарий для начинающих и профессионалов.

Не устанем повторять: тщательное планирование ресурсов — основа успеха любого проекта. От правильного распределения людей, времени и бюджета зависят сроки, качество работы и даже мотивация команды. Но погружаясь в тему, можно столкнуться с терминами, которые не сразу понятны — например, «аллокация» и «утилизация». Путаница усугубляется тем, что многие понятия — калька или транслитерация с английского. У них нет устоявшейся и понятной пары в русском.

1. Планирование мощностей (Capacity Planning)

Прогнозирование потребности в ресурсах для выполнения текущих и будущих проектов. Тут всё просто: например, любая IT-компания оценивает, сколько разработчиков потребуется для запуска нового продукта через 6 месяцев. Это нужно, чтобы избежать дефицита или простоя ресурсов.

2. Прогнозирование ресурсов (Resource Forecasting)

Предсказание будущих потребностей в ресурсах на основе данных — исторических, рыночных, проектных...

Например, можно анализировать сезонные пики спроса, чтобы вовремя привлечь временных сотрудников или аутсорсеров. С прогнозированием связаны метрики Utilization Rate, Gap Analysis (разрыв между спросом и доступностью).

3. Ресурсное планирование (Resource Planning)

Оно же планирование или распределение ресурсов. Это процесс распределения ресурсов для выполнения задач. Напомним, что ресурсы — это не только люди, но и финансы, оборудование, платный софт... Словом, всё, что нужно, чтобы «затащить» проект.

Планирование, как правило, процесс обезличенный, то есть руководитель назначает на прототипирование единицу дизайнера, а на создание контента — единицу копирайтера. Какой конкретно дизайнер или копирайтер будет выполнять задачи — пока неизвестно. Больше о процессе и профитах ресусрного планирования рассказывали в статье «От хаоса к порядку. Что такое ресурсное планирование». 

4. Аллокация ресурсов (Resource Allocation)

Закрепление конкретных людей за проектами и задачами. То есть вместо «единицы», как в случае с планированием, здесь фигурирует дизайнер Константин Константинопольский и райтер София Волкова.

Аллокация может происходить централизованно: HR-менеджер или руководитель проектного офиса распределяет сотрудников из общего пула. А может децентрализованно, когда команды сами договариваются о распределении задач.

5. Бронирование ресурсов (Resource Booking)

Резервирование ресурса на определённый период для работы на конкретном проекте. Например, маркетолог может «застолбить» время графического дизайнера на две недели с 1 по 14 апреля для подготовки планируемой рекламной кампании. Это время неприкосновенно, и если в компании есть культура ресурсного планирования, то на этот период специалиста никто не попытается увести. Маркетолог может быть спокоен.

6. Утилизация ресурсов (Resource Utilization, Utilization Rate)

«Коэффициент использования», метрика, показывающая, насколько эффективно используется время сотрудников. Утилизацию рассчитывают по формуле: (Фактические часы работы / Доступные часы) × 100 %.

То есть если разработчик отработал 32 часа из 40 доступных, его утилизация — 80%. Мы в Teams. Select не используем это слово — уж очень оно неблагозвучно применительно к людям. Мы говорим «нагрузка» 🤓

7. Оплачиваемые и неоплачиваемые часы (Billable vs Non-Billable Hours)

Оплачиваемые часы — работа, за которую платит клиент. Как правило, это то, что приносит заказчику непосредственную ценность — например, разработка функционала приложения.

Неоплачиваемые часы — время, затрачиваемое на внутренние организационные задачи. Это совещания, обучение, администрирование, подготовка отчётности, планирование. На практике граница между оплачиваемой и неоплачиваемой работой очень подвижна и проходит там, где договорятся заказчик и исполнитель.

8. Бенч-тайм

Буквально — «время, проведённое на скамейке запасных игроков». В английском языке это явление обозначают терминами Bench Time и Idle Time. В русскоязычных командах могут также говорить «простой сотрудников», «ресурсный простой» или «время между проектами». Это периоды, когда сотрудники не задействованы в проектах. В консалтинге или аутсорсе, где клиенты платят за человеко-часы, компании обычно стремятся минимизировать бенч-тайм. Высокий бенч-тайм = потеря прибыли. Но на деле очень низкий бенч-тайм — это ещё и риск выгорания сотрудников, отсутствие времени на обучение и низкая гибкость. Словом, в этом вопросе не стоит стремиться любыми средствами снижать показатель bench time. Лучше искать баланс.

О том, почему бизнесу нужны счастливые сотрудники мы писали в статье об Employee Experience. 

9. Выравнивание ресурсов (Resource Leveling)

Корректировка сроков задач или перераспределение специалистов, чтобы устранить дисбаланс — перегруз одних и недозанятость других. Есть разные способы выровнять ресурсы, и самый очевидный — «поиграть» со сроками. Например, если два проекта требуют участия тестировщика одновременно, задачи переносят на разные недели. Такую практику изменения сроков задач без увеличения бюджета иногда называют Resource Smoothing — «сглаживание ресурсов».

10. Гибридная команда

Она же смешанная команда, блендед воркфорс (от английского blended workforce). Это комбинация штатных сотрудников, фрилансеров и подрядчиков.

11. JITR (Just-in-Time Resourcing)

Стратегия привлечения ресурсов «точно в срок» для минимизации простоев. Например стартап нанимает временного бухгалтера только в период сдачи отчётности.

12. ERP-системы (Enterprise Resource Planning)

Программные решения для интеграции управления ресурсами компании — SAP, 1С, Oracle ERP... На практике, функционал корпоративных решений размывается. Вендоры больших продуктов стремятся сделать их всё больше, включая новые разделы и возможности. При этом на рынке появляются и занимают свою нишу продукты более узкой специализации — как TeamsSelect. Часто такие узкопрофильные решения выполняют свою задачу лучше, так как не распыляются на сто других. В результате то или иное решение довольно сложно отнести к определённому классу.

Понимание терминов — первый шаг к эффективному ресурсному планированию. Когда менеджеры и команда говорят на одном языке и понимают ценность планирования человеческих ресурсов, это повышает общее качество проектного менеджмента на всех уровнях. Это, в свою очередь, повышает шансы завершить работу в срок и с ожидаемым результатом. Держите этот глоссарий под рукой: даже профессионалам иногда нужно освежить значение некоторых терминов 😉