Как планировать ресурсы проекта. Основные шаги и инструменты.

Планирование ресурсов — как навигатор в авто. В большом современном городе без него почти наверняка будешь кружить и опоздаешь на встречу. В IT без вдумчивого распределения человеческих ресурсов — как без навигатора в незнакомом городе. К цели двигаешься наугад и когда доберёшься — непонятно. Есть исследования, которые показывают, что лишь 29 % компаний завершают проекты в срок, всего 43% укладываются в бюджет и не больше 35 % довольны текущим уровнем зрелости проектного управления. Примерно 11,4 % всех ресурсов тратится впустую из-за плохого управления.

Команда — главный актив компании. Управляя ею, нужно учитывать «мультипроектность», хард и софт скиллз каждого специалиста, текущую и будущую нагрузку, риски перегрузки команды, постоянные изменения на рынке... А ещё хорошо бы принимать во внимание особенности заказчика, темперамент и личные предпочтения сотрудников, «сработанность» и отношения между людьми, да и вообще море нюансов... Словом, не выглядит как «приключение на 15 минут».

Что такое ресурсы проекта и зачем их планировать?

Ресурсы — это всё, что необходимо для выполнения задач и достижения целей проекта. Они могут быть материальными (оборудование, ПО) или нематериальными (время, знания). Мы будем говорить о ключевом активе, человеческих ресурсах — разработчиках, тестировщиках, менеджерах, переводчиках...

Если очень коротко, то отсутствие планирование может спровоцировать:

Но если вы здесь — наверно, вы и сами знакомы со всем этим. Итак, как начать планировать ресурсы лайк э про? 😎

О том, какие профиты приносит бизнесу ресурсное планирование и чем грозит хаос в этом направлении — читайте в нашем материале «От хаоса к порядку. Что такое ресурсное планирование в проектах».

Основные шаги планирования человеческих ресурсов

Шаг 1. Определяем цели и объём проекта

Капитанское: цель должна быть сформулирована по SMART — то есть быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и ограниченной во времени.

Договариваемся об ожиданиях

Первый шаг в определении целей — анализ потребностей и ожиданий всех заинтересованных сторон: клиентов, команды проекта, инвесторов. Для этого проводят любые активности в рамках предпроектного исследования, а также опросы и интервью. Главное — прийти к единому пониманию и зафиксировать, что и в каком объёме ожидают стейкхолдеры.

Формулируем основную цель

Необходимо сформулировать основную цель. Например, если цель — улучшение качества обслуживания клиентов, формулировка может звучать так: «Увеличить уровень удовлетворённости клиентов на 20% в течение следующего года».

Декомпозируем работы (WBS)

Чтобы точно определить объём работ по проекту, необходимо декомпозировать его на более мелкие задачи и подзадачи. Помогает методика иерархической структуры работ (Work breakdown structure, WBS) — проработав скоуп проекта по этому подходу, вы поймёте, что и в каком объёме нужно сделать.

Шаг 2. Определяем потребность в людях

Теперь надо определить, какие специалисты и навыки необходимы для работы с задачами и подзадачами, которые вы получили на предыдущем шаге.

Выделяем роли и скиллы

Определите, какие профессиональные роли вам нужны на проекте — разработчики, менеджеры, флористы, водители... Для каждой роли уточните необходимые навыки — например, знание того или иного языка программирования или опыт работы с конкретными инструментами.

Учитываем ограничения

Бюджетные. Какие финансовые ресурсы доступны, чтобы нанимать сотрудников?

Шаг 3. Оцениваем доступный кадровый резерв

Теперь нужно посмотреть, какие ресурсы уже есть внутри компании и как их можно использовать на проекте. То, что человек с нужной компетенцией числится в штате, ещё не значит, что вы спокойно сможете возложить на него соответствующую часть проекта. Всё сложнее, чем может показаться.

Нужно провести полноценный аудит текущих ресурсов. Выделите сотрудников с нужными ролями, которых можно задействовать в проекте, не перегружая. Создайте матрицу навыков команды для распределения задач по компетенциям. Если у компании есть сформированный кадровый резерв, оцените его потенциал для участия в проекте.

К слову, такой аудит также помогает выявить потребность развития существующих сотрудников через обучение или наставничество. Выращивание компетенций внутри компании в перспективе экономит ресурсы на найм новых специалистов и повышает мотивацию.

Шаг 4. Распределяем людей по задачам (аллокация)

Приоритезируем задачи

Вернитесь к задачам, которые получились в результате декомпозиции на шаге 1. Нужно ранжировать их по приоритетам. Это можно сделать, например, с помощью матрицы Эйзенхауэра или по методике ABCDE.

Оцениваем скиллсет сотрудников

Оцените компетенции и навыки (харды и софты) каждого члена команды — кто лучше справится с конкретной задачей? Чтобы оценить сильные стороны человека, можно использовать SWOT-анализ.

Аллоцируем людей

Учитывайте текущую загрузку сотрудников. Помните, что загружать людей на 100% времени — плохая идея. Об этом у нас есть отдельная статья. Проверьте доступность каждого члена команды в нужный период времени, когда придёт очередь того или иного блока работ.

Шаг 5. Контроль и адаптация плана

По ходу работы руководитель постоянно мониторит прогресс выполнения задач, выявляет отклонения от плана и поддерживает «сходимость» бюджета, сроков и скоупа.

Мониторинг

Держать руку на пульсе помогают ежедневные стендапы команды, где все коротко рассказывают о текущем статусе задач. Отчётность по прогрессу можно вести в Trello или Jira. И нужно регулярно сверять план и факт по всем аспектам проекта.

Адаптация к изменениям

Всегда нужно быть готовым проявить гибкость — быстро среагировать на новые требования или проблемы. В соответствии с новыми факторами нужно корректировать какие-то стороны проектного треугольника. Лучше, конечно, работать, без авралов, но бывает, что человеческие ресурсы нужно экстренно перераспределить.

Инструменты эффективного управления людьми

Для управления человеческими ресурсами на проектах используют различные инструменты и системы. Вот неполный список того, что пригодится для ресурсного менеджмента:

1. Диаграмма Ганта позволяет наглядно отобразить сроки выполнения задач и отслеживать загрузку сотрудников на разных этапах проекта. Такой способ отображения работ есть в Kaiten, Shtab, YouGile, Projecto и многих инструментах для проектной работы.

2. Метод критического пути (CPM) помогает определить ключевые этапы проекта. В виде отдельной функции такое есть, например, в GanttPRO.

3. Матрицы RACI/DACI помогают разделить роли и зоны ответственности в команде. Такое есть, например, в Asana.

4. Таск-трекеры типа Jira помогают держать всю актуальную информацию по конкретной задачи в одном окне. К слову, есть много альтернатив Джире от российских разработчиков: Планфикс, PTYSH, EvaTeam, TeamStorm и многие другие.

5. Инструменты тайм-трекинга типа Toggl Track позволяют отслеживать время, затраченное на каждую задачу. Обычно заводить его отдельно нет смысла — эта фича встроена в любой таск-трекер: O!task, Shtab, Strive, Projectum...

6. Teams.Select — профессиональный инструмент для комплексного управления человеческими ресурсами, который позволяет заменить ворох «костыльных» решений. О том, с чего начать работу в Teams. Select, читайте в материале «Хочу потестировать Teams. Select. Что мне делать?». 

Что в итоге?

1. Правильное распределение человеческих ресурсов в проектах — важнейший фактор успеха. Ресурсный менеджмент решает массу задач:

2. Основные шаги ресурсного планирования:

4. Для задач ресурсного планирования пригодятся диаграмма Ганта, метод критического пути, матрицы RACI/DACI, таск-трекеры и тайм-трекеры, а также профессиональные решения типа Teams.Select для комплексного управления кадрами.

Бронируйте демо Teams. Select. Покажем, расскажем и ответим на вопросы 🤗