Проект на грани срыва сроков. Команда перегружена. Ключевые специалисты разрываются между задачами. Узнали? Овертаймы, ползущие сроки, сотрудники на стрессе, конфликты из-за распределения задач и ещё десяток кошмарных снов проджекта — всё это симптомы большой проблемы: неэффективного управления человеческими ресурсами.
Ресурсное планирование — ключ к успеху проекта
С чего начинается любое путешествие? Правильно, с планирования. Кто поедет, что взять с собой, как распределить багаж, чем оплачивать покупки в дороге... Так работает и ресурсное планирование в проектной деятельности, только вместо чемоданов — люди, время и навыки.
Если говорить просто, ресурсное планирование — это процесс определения, кто, когда и чем будет заниматься в рамках проекта. Звучит просто, но на практике это целое искусство.
Почему ресурсное планирование важно? В ходе опроса проектных менеджеров 2023 года более 44% респондентов сказали, что нехватка ресурсов является одной из главных проблем в их проектах. Почти 26% пожаловались, что им не хватает нужных специалистов.
Данные говорят сами за себя: грамотное планирование человеческих ресурсов — реальный ключ к успеху. Люди — это сердце любого проекта. Технологии, инструменты, процессы — всё это, конечно, важно. Но именно люди генерят и воплощают идеи в жизнь, решают проблемы и двигают проект вперёд. Задача компании и руководства — правильно распределить их и спланировать нагрузку. Можно иметь блестящую идею и даже солидный бюджет, но без правильных людей в нужное время на нужных местах успех не гарантирован. По данным исследования Gartner, больше 70% HR-руководителей считают, что сотрудники — наиболее важный фактор в достижении целей компании.
Что такое ресурсное планирование?
Ресурсное планирование — это...
Минутку. А что такое ресурсы?
В проектном управлении под ресурсами мы понимаем всё, что необходимо для реализации проекта. Но мы сфокусируемся на самом ценном ресурсе — людях. В контексте проектной работы человеческие ресурсы — это:
- Сотрудники с их уникальными навыками и опытом.
- Время, которое эти сотрудники могут уделить проекту.
- Энергия и креативность, которые они вносят в работу. В отличие от предыдущих двух компонентов, величина не измеряемая — но не менее важная.
Соответственно, ресурсное планирование — это процесс менеджмента, оркестрации или, если угодно, жонглирования перечисленными компонентами. Конкретизируем...
Цели ресурсного планирования
- Оптимизация использования времени и талантов. Согласно отчёту Wellingtone, 64% проектных менеджеров говорят, что нехватка ресурсов — главная причина провала проектов. Грамотное планирование помогает избежать этой проблемы.
- Предотвращение перегрузки сотрудников. Это в ваших интересах, если вы не относитесь к сотрудникам как к расходному материалу и хотите сохранить их надолго. Исследование Gallup показывает, что выгорание сотрудников может снизить производительность на 18%. А интуитивно кажется, что значительно больше.
- Повышение эффективности работы. По данным PMI, проекты с эффективным ресурсным планированием имеют на 28% больше шансов на успех.
- Улучшение прогнозирования ключевых параметров проекта. Точное планирование ресурсов позволяет точнее попадать в оценки сроков и бюджета проектов.
- Снижение стресса и повышение удовлетворённости сотрудников. Когда люди работают над задачами, соответствующими их навыкам и интересам, они заряжены, нацелены на качество и результат, лояльны и просто счастливы. А довольные сотрудники = продуктивные сотрудники.
Ресурсное планирование — это мощный инструмент, который помогает превратить хаос в порядок, стресс в продуктивность, а неопределённость в предсказуемость. И самое главное — оно помогает людям раскрыть свой потенциал и получать удовольствие от работы.
Основные компоненты ресурсного планирования
Если взглянуть на процесс планирования ресурсов с высоты птичьего полёта, оно включает несколько шагов.
- Идентификация необходимых ресурсов. Вы определяете, какие специалисты вам нужны для проекта. Ваша задача — описать «рецепт» вашего проекта, перечислив все необходимые «ингредиенты» — навыки, опыт и количество людей.
- Оценка доступности ресурсов. На этом этапе нужно оценить, какие ресурсы у вас уже есть, а каких не хватает. Если это не ваш первый проект, то ваши разработчики могут быть уже заняты другим клиентом, а у дизайнера через месяц отпуск. Нужно учесть не только наличие людей в штате, но и факторы, влияющие на их доступность.
- Распределение ресурсов по задачам. Вы распределяете людей по конкретным задачам и этапам проекта. И если вы планируете ресурсы лайк э про, вы учитываете не только хард скиллз сотрудников, но и опыт работы с похожими задачами, личные отношения, слаженность и даже интересы и особенности характера. Правильное комбо всех этих факторов может заметно повысить эффективность работы и удовлетворённость сотрудников и серьёзно повлиять на успех проекта.
- Оптимизация использования ресурсов. В процессе работы над проектом нужно следить за равномерным распределением нагрузки между сотрудниками. Один не должен скучать без задач, пока другой разрывается и овертаймит. Ваша задача — загрузить сотрудников, не дать им выгореть и в идеале — помочь развитию и поддержать мотивацию.
